¿Hacia dónde va la tendencia en la digitalización de información?

CDMX a 13 de marzo, 2023.- En los últimos años, la digitalización de archivos es una solución tecnológica que han adoptado distintas dependencias públicas en los tres niveles de gobierno, sin embargo, actualmente cobra más relevancia el día a día. “¿Cómo están las agencias gubernamentales en todos sus procesos diarios?”, resaltó Barrios.

Indicó que la tendencia va en el sentido de adoptar soluciones de digitalización que permitan recoger documentos físicos y convertirlos en digitales, pero, más allá de convertir un documento físico en un PDF -por ejemplo-, el objetivo es principalmente, extraer la información necesaria que requiere la dependencia gubernamental.

“Extraer esos documentos básicos y puntuales que necesita la dependencia para poder ingresarlos a un proceso que agilice mucho más la operación”, sostuvo en entrevista.

Por ejemplo, comentó Barrios, Kodak Alaris colabora con un hospital civil a nivel estatal donde se atienden cientos de personas diariamente. Los pacientes llevan documentos en mano para atenderse, los cuales tiene que procesar la institución de manera ágil y segura.

“Son muchos los procesos que tienen en el hospital todos los días y que tienen que atenderse de manera manual, recoger la documentación y capturarla, esto provoca retrasos en la atención del derechohabiente, en la operación misma del hospital y sobre todo en el riesgo que implica capturar la información de manera manual”, agregó.

Es en este punto, en que la digitalización de la información cobra sentido como parte de la operación diaria de la organización.

“Ya estamos hablando de muchas ventajas de convertirnos en digitales, en tener plataformas digitales porque ahorramos en costos, evitamos errores -en la mayor medida de lo posible- y optimizamos la operación interna”.

Después de la pandemia por Covid-19

Omar Barrios mencionó que a partir de la pandemia por la COVID-19 tanto dependencias gubernamentales como empresas e instituciones del sector privado se dieron cuenta de la importancia de tener la información disponible desde cualquier punto para los colaboradores.

Señaló que más de 90 por ciento de las dependencias públicas prácticamente cerraron sus servicios presenciales, lo que llevó a un aceleramiento en la adopción de procesos de digitalización de archivos.

Al pasar la emergencia de salud, refirió, luego de que las dependencias públicas comenzaron a adoptar estas nuevas soluciones, hay mucho más interés de aplicar este tipo de tecnología, e incluso hay presupuestos asignados a los procesos de digitalización.

Como ejemplo, dijo, la digitalización de acervos históricos se da mucho en los registros civiles, en los quioscos digitales.

El trabajo de Kodak Alaris

Omar Barrios indicó que, en el tema de digitalización de información, Kodak Alaris trabaja de forma colaborativa con dependencias del sector público. Cuenta con un portafolio de hardware, con una variedad de 35 a 40 equipos diferentes, equipos de escritorio, de medio volumen y equipos de alto volumen, que tienen la capacidad de operar las 24 horas. También, cuentan con soluciones de software de captura de información.

Todas estas soluciones, en conjunto, permiten dar una solución integral.

“La experiencia que dejamos hacia la dependencia es muy buena desde la funcionalidad, pero sobre todo la rentabilidad que tienen con nuestras soluciones”, mencionó.

Destacó que, en México, prácticamente participan en alguna dependencia pública, con una presencia principalmente, en la Ciudad de México, en el estado de México, Nuevo León y Jalisco.

En áreas como Registro Civil, Seguridad Pública, dependencias de Salud, y aquellas que tienen que ver con procesos directamente relacionados con el ciudadano, como trámites, entrega de documentación, etcétera.

Hacia futuro, Barrios aseguró que la demanda de mejores servicios, junto con las ventajas operativas y competitivas que representa, llevará a que la digitalización de información sea una práctica que se establezca en los procesos diarios, además de la organización de acervos históricos.

“Hemos tenido un crecimiento en México en el tema; y muchos estados del país han adoptado la digitalización no solo de documentos, sino de plataformas que permiten optimizar los procesos. Así que estamos en un muy buen momento en este punto”, puntualizó.